Định mức chi phí quản lý doanh nghiệp - Luật doanh nghiệp

Việc xác định được định mức chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động tốt hơn. Và để hiểu rõ hơn về chi phí doanh nghiệp là gì, định mức và hoạch toán ra sao các bạn hãy cùng Luật Doanh nghiệp tìm hiểu nhé

1.1 Vai trò xác định định mức chi phí quản lý doanh nghiệp

• Đây là cơ sở giúp doanh nghiệp lập dự toán hoạt động vì muốn lập dự toán chi phí nhân công phải  có định mức số giờ công, chi phí nguyên vật liệu phải có định mức nguyên vật liệu.
• Giúp cho các nhà quản lý kiểm soát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp vì chi phí định mức là tiêu chuẩn, cơ sở để đánh giá.
• Góp phần thông tin kịp thời cho các nhà quản lý ra quyết định hàng ngày như định giá bán sản phẩm, chấp nhận hay từ chối một đơn đặt hàng, phân tích khả năng sinh lời.
• Gắn liền trách nhiệm của mỗi nhân viên với việc sử dụng tài nguyên sao cho cho tiết kiệm.

1.2 Nguyên tắc xây dựng định mức chi phí quản lý doanh nghiệp 

Quá trình xây dựng định mức tiêu chuẩn là một công việc có tính nghệ thuật kết hợp với khoa học. Nó kết hợp giữa suy nghĩ với tài năng chuyên môn của tất cả những người có trách nhiệm với giá và chất lượng sản phẩm.

Trước hết phải xem xét một các nghiêm túc toàn bộ kết quả đã đạt được. Trên cơ sở đó kết hợp với những thay đổi về điều kiện kinh tế, về đặc điểm giữa cung và cầu, về kỹ thuật để điều chỉnh và bổ sung cho phù hợp.

1.3 Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp cung cấp thông tin về chi phí quản lý có khả năng phát sinh trong kỳ dự toán. 

Việc dự toán đóng vai trò chỉ đạo và định hướng các hoạt động quản lý kinh doanh. Doanh nghiệp cần đưa ra mức dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp hợp lý dựa trên số liệu các năm trước, doanh thu dự toán và các chính sách phát triển. 

Vậy chi phí quản lý doanh nghiệp chiếm bao nhiêu trên tổng doanh thu là hợp lý? Về cơ bản, tỷ lệ chi phí quản lý doanh nghiệp hợp lý là 10%. Dự toán chi phí quản lý kinh doanh bao gồm các chỉ tiêu sau:

• Số lượng tiêu thụ dự toán
• Biến phí quản lý đơn vị
• Tổng biến phí quản lý
• Định phí quản lý
• Tổng chi phí quản lý
• Chi phí không chi tiền mặt
• Chi phí quản lý bằng tiền mặt

Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm rất nhiều khoản như là lương cho nhân viên, chi phí mặt bằng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn…đây là loại chí phí mà các doanh nghiệp hiện nay cần quan tâm nhiều nhất.

Chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí phát sinh trong quá trình tổ chức các hoạt động doanh nghiệp mà doanh nghiệp đó phải bỏ ra để vận hành của mình.

Chi phí quả lý doanh nghiệp có liên quan đến toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp chứ không được tách riêng cho từng hoạt động cụ thể. Đồng thời, tùy vào cách thức vận hành của doanh nghiệp mà chi phí quản lý cũng khác nhau.

Chi phí quản lý doanh nghiệp là một yếu tố cấu thành quan trọng trong hệ thống chi phí của doanh nghiệp. Chính vì vậy, điều mà hầu hết các nhà quản trị đều quan tâm là làm sao để quản lý tốt chi phí này sao cho hợp lý nhất với doanh nghiệp của mình.

2.1 Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm những gì?

Trong kế toán của doanh nghiệp thì chi phí quản lý chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ bao gồm:

Chi phí nhân viên quản lý: được coi là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp phải trả cho nhân sự quản lý doanh nghiệp, bao gồm tiền lương, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, tiền phụ cấp,… của nhân viên quản lý ở các bộ phận, Ban giám đốc của doanh nghiệp.

• Chi phí vật liệu quản lý: đây là các khoản phí chi cho vật liệu dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp: công cụ, dụng cụ, văn phòng phẩm, … vật liệu được sử dụng trong việc sửa chữa tài sản cố định,… được hạch toán thông qua tài khoản 6422.
• Chi phí đồ dùng văn phòng: chi phí chi cho các dụng cụ, đồ dùng văn phòng, được hạch toán thông qua tài khoản 6423
• Chi phí khấu hao tài sản cố định: phản ánh khoản khấu hao các tài sản cố định dùng chung cho doanh nghiệp như văn phòng làm việc, máy móc thiết bị quản lý, vật kiến trúc, phương tiện vật liệu truyền dẫn,… được hạch toán trong tài khoản 6424
• Thuế, phí và lệ phí: là chi phí cho thuế môn bài, tiền thuê đất, các khoản phí, lệ phí khác,… được nêu trong tài khoản 6425
•  Chi phí dự phòng: dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, được hạch toán thông qua tài khoản 6426.
• Chi phí dịch vụ mua ngoài: đây là các khoản chi dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp; các khoản chi mua và sử dụng tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế, tiền thuê tài sản cố định, chi phí trả cho nhà thầu phụ,… được hạch toán thông qua tài khoản 6427.
• Chi phí bằng tiền khác: các chi phí khác như chi phí hội nghị, công tác phí, tàu xe,…

Từ đây có thể thẩy rằng, nhà quản trị cần phải hiểu rõ về chi phí quản lý doanh nghiệp và xây dựng một kế hoạch quản lý hiệu quả thì mới có thể vận hành doanh nghiệp tốt được.

2.2  Chi phí quản lý doanh nghiệp là tài sản hay nguồn vốn

Tài sản hay nguồn vốn của một doanh nghiệp đều phản ánh chung đến sự lợi thế và sự giàu có của một doanh nghiệp thu được hay có được.Tuy nhiên đều được hiểu là tài sản chính là cơ sở nguồn vốn của 1 doanh nghiệp.

Vậy nên xét về chi phí quản lý doanh nghiệp thì nó không phải là tài sản hay nguồn vốn gì cả. Mà các chi phí quản lý dùng từ tài sản chính là cách bảo vệ tốt nhất cho tài sản cũng là nguồn vốn của công ty.

Ví dụ: Nếu tài sản cố định nhà đất của bạn là tài sản của công ty thì hàng tháng không phải trả chi phí cho tài sản này nhưng bạn phải bỏ chi phí ra để xây dựng, bảo vệ tài sản nhà đất đó.

Vậy nên có thể hiểu chí phí quản lý chính là lá chắn để bảo vệ và phát triển tài sản và nguồn vốn của doanh   nghiệp.

2.3 Nguyên nhân chi phí quản lý doanh nghiệp tăng

Có 3 nguyên nhân chính dẫn đến việc tăng chi phí quản lý doanh nghiệp:

• Do doanh nghiệp mở rộng quy mô kinh doanh, từ đó dẫn đến nhu cầu tuyển dụng, sản xuất, các chi phí mặt bằng có xu hướng tăng.
• Doanh nghiệp tăng các khoản thưởng, phụ cấp cho cán bộ công nhân viên do hoàn thành vượt chỉ tiêu và thu về nhiều lợi nhuận.
• Các khoản chi cho quản lý doanh nghiệp cao hơn bình thường. Trong trường hợp này, kế toán cần lưu ý kiểm sát chặt chẽ để tránh tình trạng biển thủ công quỹ. Nếu mức tăng chi phí quản lý doanh nghiệp tỷ lệ nghịch với doanh thu, doanh nghiệp cần thực hiện rà soát để tìm ra nguyên nhân.

Việc xác định được chi phí quản lý doanh nghiệp đóng vai trò rất quan trọng, trong việc kiểm soát chi phí hoạt động  doanh nghiệp.

3.1 Phương pháp hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Phương pháp hoạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 642 - Chi phí quản lý kinh doanh.

Bên Nợ:

• Các chi phí quản lý kinh doanh phát sinh trong kỳ;
• Số dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (Chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết);

Bên Có:

• Các khoản được ghi giảm chi phí quản lý kinh doanh;
• Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết);
• Kết chuyển chi phí quản lý kinh doanh vào tài khoản 911 "Xác định kết quả kinh doanh".

Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ.

Tài khoản 642 - Chi phí quản lý kinh doanh có 2 tài khoản cấp 2:

• Tài khoản 6421 - Chi phí bán hàng: Phản ánh chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ trong kỳ của doanh nghiệp và tình hình kết chuyển chi phí bán hàng sang TK 911- Xác định kết quả kinh doanh.
• Tài khoản 6422 - Chi phí quản lý doanh nghiệp: Phản ánh chi phí quản lý chung của doanh nghiệp phát sinh trong kỳ và tình hình kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp sang TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh.

3.2 Sơ đồ hạch toán chí phí quản lý doanh nghiệp 

Chi phí quản lý doanh nghiệp phản ánh tổng chi phí dùng cho các hoạt động quản lý của doanh nghiệp. Định mức chi phí quản lý doanh nghiệp về bản chất là biến phí và sẽ thay đổi tùy thuộc vào tình hình hoạt động và quản lý của doanh nghiệp. 

Nếu mức tăng và giảm của chi phí hoạt động tỷ lệ nghịch với doanh thu, doanh nghiệp cần xem xét và đánh giá lại tình hình để từ đó tìm ra vấn đề và làm dự toán cho kỳ sau. Hy vọng bài viết của chúng tôi đã cung cấp cho các bạn những thông tin hữu ích về quản trị doanh nghiệp!

Tân Thành Thịnh là công ty tư vấn dịch vụ kế toán với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Tư vấn thành lập công ty – Thuế - Kế toán có thể giúp bạn giải đáp những thắc mắc và giải quyết các hồ sơ về thành lập DN -  thuế - kế toán một cách nhanh chóng, dễ dàng và đúng theo quy định.

Công ty TNHH Tư Vấn Doanh Nghiệp - Thuế - Kế Toán Tân Thành Thịnh

• Địa chỉ: 340/46 Quang Trung, Phường 10, Quận Gò Vấp, TP HCM
• SĐT: 028 3985 8888 Hotline: 0909 54 8888
• Email: lienhe@tanthanhthinh.com